Reeds eerder heeft het Genootschap geanalyseerd waarom ambtelijke organisaties altijd groeien, waarom zij tenderen zich buiten de maatschappij te plaatsen en altijd meer geld vragen. Daarnaast is uitgelegd tot welke proporties zich de ambtenarij in Nederland heeft ontwikkeld in Cuba aan de Noordzee.

Een senior lid van dit Genootschap heeft recent bekend na zijn academische studie bedrijfseconomie een faux pas te hebben gemaakt door zijn carrière te starten bij een niet nader te noemen ambtelijke organisatie. Ofschoon dit een weloverwogen carrière keuze was (de werkgever hield kantoor op loopafstand van zijn bed) kijkt hij thans met enige gêne terug op die tijd. Hij had destijds ook uitnodigingen op zak voor een internationale werkkring bij Philips, IBM en ABN Amro. Zijn aangeboren luiheid dreef hem echter in de tentakels der ambtenarij. De 2 jaar die volgden hebben zijn wereldbeeld danig gekleurd. Of beter: de man is voor zijn leven getekend.

Zijn dolkomische buitelingen in het ambtelijk ecosysteem zullen de komende tijd met smakelijke anekdotes bij Moreel Kompas worden gepubliceerd. In die twee jaar was er in elk geval aan één ding geen gebrek. Tijd. Veel tijd om met zaken bezig te zijn die in elk geval niets met het werk van doen hadden.

Als jonge academicus wist hij zich voortvarend in het 9 tot 5 ecosysteem in te passen. Hij begreep al snel dat verveling weliswaar in eerste termijn een bedrukkend effect op de geest heeft, maar intuïtief leidde dat tot gedrag waarbij voor de buitenwereld (collega’s) niet mocht blijken dat hij zich verveelde. Hij ging zich “drukker” voordoen dan hij het feitelijk had. Een afspraak maken kon pas over 3 weken want dan “had hij nog een gaatje”. Zijn manager werd bestookt met “vernieuwende ideeën” die verdere uitwerking vergden, hij ging dingen naar zich toe trekken. Hij werd deel van het systeem. Of beter: hij ging het systeem begrijpen en lanceerde initiatieven tot verfijning. Bij gebrek aan werk werd werk gecreëerd. Het beetje feitelijk werk werd daarbij als lastig ervaren of werd hem soms te veel. Er moesten efficiency maatregelen komen om dat te managen.

Een belangrijk principe in ambtelijke organisaties is de verdediging van de eigen positie. Men maakt zich bijvoorbeeld belangrijker dan men is door stukken te schrijven. Notities, rapporten en nota’s. Wie schrijft die mag blijven. Schrijven is, naast overleggen, dan ook een kernactiviteit van de ambtenaar.

Omdat elke ambtenaar dit principe begrijpt worden ambtelijke organisaties bedolven onder een stroom papier. In geval u de opstart van een papier vernietigingsbedrijf overweegt: richt u op ambtelijke organisaties. Notities, rapporten en nota’s schrijven is van levensbelang maar heeft als nadeel dat men onvermijdelijk geconfronteerd wordt met de schrijfsels van collega’s. De schijn van de eigen onmisbaarheid en belangrijkheid kan immers alleen worden opgehouden door collega’s in kennis te stellen van de zelf geproduceerde stukken. Zo zien collega’s dat helaas ook. Ambtenaren creëren zo veel nota’s, dat ze elkaar daarmee permanent bezighouden. Een inkomend stuk gaat van het ene bureau naar het andere. De ene ambtenaar maakt een concept-plan dat door een collega gelezen en waar nodig gecorrigeerd wordt. Om het uiteindelijk onder toetsing door een veelheid van andere collega’s disciplines bij een derde op het bureau te doen belanden ter bespreking, vaststelling, inpassing, uitvoering, monitoring, aanscherping, etc..

Ons lid, kennelijk ook destijds al een handige en non-conformistische jongen, heeft daarop een standaard formulier ontwikkeld om de stroom inkomende nota’s te managen. Om de schijn op te houden dat hij zich met gepaste interesse en zorg met de inhoud van betreffende nota had bezig gehouden en in het besef dat allerlei andere collega’s het wel zouden lezen en afhandelen, werd het volgende reactieformulier geïntroduceerd:

De afzender werd met gepuzzelde blik bedolven onder “meerwerk” door aankruisen van de meest krankzinnige vragen en had het gevoel gefaald te hebben omdat er zaken over het hoofd waren gezien.
Paulus was er via deze gestandaardiseerde reacties niet alleen vanaf en kon zich bezig houden met plezieriger zaken, collega’s begrepen dat zij met een serieuze vent te maken hadden die hun ambtelijke loopbaan kon maken of breken.

Hij wist zich met deze handelwijze niet alleen goed staande te houden, hij begon carrière te maken.
Maar daarover later meer.

Deel dit artikel: